Les coulisses – Mai 2026 🌸

L’année s’annonce festive pour le Devfest ! Mai arrive à sa fin, voici quelques nouvelles de l’organisation. Ce mois-ci le traiteur, la sélection des conférences et une surprise pour les 10 ans sont à l’honneur dans « Les coulisses ».

Côté papilles : les coulisses du traiteur

Organiser un DevFest, c’est aussi (et surtout, diront certains) penser au ventre des 1 200 participants. L’équipe avance bien sur le sujet traiteur avec Skandi, notre partenaire de confiance.

Au menu des discussions : une réflexion sur des pièces plus simples pour la soirée afin d’optimiser le budget. Le prochain menu de Skandi sort en septembre, donc nous relancerons à ce moment-là pour organiser une dégustation. Promis, on partagera nos impressions (et peut-être quelques photos qui donnent faim).

Côté logistique, un repérage commun avec Skandi et Falcou est prévu pour bien caler les choses en amont, et nous travaillons avec Diagora sur les conditions d’accueil.

Enfin, nous reviendrons lors de la prochaine réunion sur les retours autour du stand vegan, pour qu’il soit encore mieux pensé cette année.

Bref, ça mijote.

Le CFP et la sélection des propositions

Le CFP (call for proposals) est fermé ! Nous recevons chaque année plusieurs centaines de propositions. Alors comment fait-on le tri, et comment choisi-t-on ce qui vous sera proposé à la conférence ?

L’évaluation

La première phase est évidemment d’évaluer les propositions. Une vingtaine de personnes y participent : les membres de l’équipe, et aussi des représentants des communautés techniques locales.

Donner une note de 0,5 à 5, ça n’est pas facile, alors nous utilisons un guide inspiré de celui de nos amis de SunnyTech :

• 0.5 – Ça n’a rien à faire dans cette conf / je ne veux pas voir ce speaker (à justifier)
• 1 – Pas intéressant / pas assez d’infos (attention : est-ce une conférence ou un quickie ?)
• 2 – Ça peut être intéressant
• 3 – Je regarderai le talk en replay
• 4 – J’irai voir le talk s’il reste de la place
• 5 – Coup de cœur, il faut vraiment qu’on ait ce talk ! A utiliser avec parcimonie, et expliquer le coup de coeur.

Et comme on ne peut pas avoir un avis sur tout tellement les sujets sont vastes, il y a aussi l’option “je passe”.

Dans l’évaluation un élément essentiel est la clarté du sujet : de quoi ça parle, qu’est-ce que l’auditoire va en retirer ? La rédaction d’une proposition est un exercice très différent de la présentation en public, mais si la proposition est brouillonne, il y a peu de chances que la présentation soit de qualité.

Les références de talks précédents nous permettent aussi de nous faire une meilleure idée. Ça ne veut pas dire évidemment que les primo-speakers sont laissés sur le banc de touche : nous avons eu dans le passé des primo-speakers qui ont fait d’excellentes propositions et d’excellentes présentations !

Puis vient le moment de faire la sélection…

Avant la sélection

Une bonne préparation est essentielle pour que la sélection se fasse rapidement et dans la bonne humeur : nous faisons un export depuis Sessionize de toutes les propositions et de toutes les évaluations. Pour chaque proposition, nous calculons la note moyenne, minimale, maximale, et l’écart type.

Un écart type important nous permet d’identifier les propositions sur lesquelles il n’y a pas de consensus et méritent d’être discutées.

Toutes ces informations sont rassemblées dans un tableur qui va nous permettre en séance de filtrer, trier, et voir en temps réel le nombre de sujets proposés et sélectionnés dans chaque catégorie.

La sélection

C’est le grand soir ! Le responsable du CFP est le maître de cérémonie, capture toutes les décisions dans le tableur et modère les débats.

La première phase est de définir le nombre de sujets dans chaque catégorie. Nous avons suffisamment de sujets sur l’IA pour tenir une semaine entière, mais les gens veulent aussi voir autre chose !

Pour chaque catégorie, nous commençons par un tri par écart type, pour discuter des gros écarts. Ça peut amener à revoir la notation.

Avec un tri par note nous sélectionnons les propositions jusqu’à atteindre le nombre souhaité pour la catégorie, plus une marge pour la liste d’attente.

Il arrive qu’à l’issue de cette phase il y ait des propositions similaires qui ressortent. On élimine alors celles qui nous semblent moins pertinentes. Eh oui, votre proposition peut donc être refusée même si elle a été bien évaluée !

Si une personne a été sélectionnée plusieurs fois, nous ne retenons qu’une seule de ses propositions, parce que voulons donner de la place à un maximum d’intervenants !

Une fois cette sélection “mécanique” effectuée, l’équipe refait une passe et fait quelques ajustements. Une conférence c’est aussi une ligne éditoriale, une ambiance qui doit être cohérente sur la journée, et la “touche humaine” est importante !

Et voilà, le programme est constitué ! En général c’est l’affaire de 3 heures. Le lendemain les speakeuses et speakers sont prévenus, et il est important qu’ils et elles confirment rapidement pour ne pas laisser les “backups” trop longtemps en liste d’attente !

Plus tard viendra la dernière phase : la création du planning, qui n’est pas un exercice simple !

Mascotte

Les 10 ans, et oui cela fait 10 ans que le devfest Toulouse existe, et pour l’occasion nous allons essayer de marquer les esprits et surtout de se faire plaisir. Afin de vous concocter un événement exceptionnel, quelques membres de l’équipe (probablement les plus festifs) se sont retrouvés pour imaginer quelques animations autour de notre anniversaire.

Déco, jeux, gâteaux, nous allons essayer de mettre le paquet pour que cette édition soit aussi spéciale pour vous que pour nous. Dans ce contexte nous est venue une idée : ajouter à notre identité visuelle une mascotte. Après quelques brainstormings nous nous orientons vers une mascotte sur le thème de l’espace et aux couleurs du Devfest Toulouse. Et si tout se passe bien, notre mascotte devrait être présente physiquement lors de l’événement. Je n’en dis pas plus, restez connectés pour suivre l’évolution de ce projet, en espérant qu’il vous plaira autant qu’à nous.

Restez au frais et à très vite !